Met het oog op de grote veranderopgave van het ziekenhuis moest de zorg veiliger en doelmatiger worden. Het idee achter dat samenbrengen was dat mensen met eenzelfde expertise en kennis gezamenlijk vanuit een centrale plek de organisatie beter konden bedienen op dit gebied.
Marije Stoffer werkt inmiddels negen jaar als manager van het Adviesbureau Procesverbetering en Implementatie (PVI), zoals het interne organisatie- en adviesbureau van het Radboudumc ging heten.
Hoe verliep de oprichting?
Marije: ‘Ik was daar destijds zelf niet bij betrokken maar als onderdeel van de algehele reorganisatie kon dat relatief gemakkelijk. Het opzetten van een centraal bureau kreeg namelijk de zegen van de Raad van Bestuur, met de strikte voorwaarde dat men zichzelf financieel moest gaan bedruipen. Doel was om aan te sluiten op de strategische thema’s van het ziekenhuis en daar grote veranderprogramma’s en -projecten op uit te doen. De werkwijze van PVI was in principe hetzelfde als dat van de externe organisatie- en adviesbureaus die voorheen altijd werden ingehuurd. Dus voor elke vraag werd een offerte opgesteld en een rekening gestuurd. Van de opbrengsten werd het salaris van de medewerkers betaald.’
Omdat PVI binnen no time was volgeboekt, en dat ook zo bleef, was daarmee het benodigde draagvlak binnen de organisatie voor de nieuwe werkwijze direct aangetoond. Binnen een jaar was het PVI dan ook financieel onafhankelijk.
‘Intern factureren was beslist niet gebruikelijk, maar werkt goed’
Totaal nieuw
Deze werkwijze was best een gok, want het was en is beslist niet gebruikelijk binnen ziekenhuisorganisaties om elkaar interne facturen te sturen. Maar het werkte vanaf het begin. Ook na 15 jaar is de vraag nog steeds veel groter dan het aanbod. PVI startte met 15 fte en nu zijn dat er, na wat pieken en dalen, 35.
Voordelen organisatie
Marije benoemt drie hele grote voordelen voor het Radboudumc van de gecentraliseerde werkwijze:
- 'We voorkomen dat de vraag naar externe partijen gaat met alle hoge kosten van dien, dus we besparen geld.
- We houden alle opgedane kennis, kunde en ervaring en ontwikkelde diensten en producten binnen de eigen organisatie.
- Onze mensen kennen de eigen organisatie goed, waardoor we sneller en efficiënter kunnen werken dan veel externe partijen.
Alleen als wij het echt niet zelf kunnen, gaat de opdracht alsnog naar een externe partij.’
Voordelen patiënten
PVI heeft inmiddels behoorlijk wat verbeterprogramma’s en -trajecten in gang gezet met goede resultaten. Voorbeelden hiervan zijn organisatiebrede programma’s als persoonsgerichte zorg en integraal capaciteitsmanagement en projecten op het gebied van AI en duurzaamheid. Of het nu gaat over slimmer samenwerken, een betere patiëntflow of continu verbeteren. Dit alles leidt tot goedkopere zorg en een effectievere samenwerking tussen verschillende zorgorganisaties en tot een prettigere werkomgeving voor professionals. PVI draagt op deze manier bij aan de missie van het Radboudumc: ‘To have a significant impact on health and healthcare’.
‘Mede dankzij PVI blijft het Radboudumc een persoons- en medewerkergericht ziekenhuis en kan het meer patiënten zien met de huidige capaciteit. En dat is goed nieuws voor patiënten.’
‘Mede dankzij PVI kan Radboudumc meer patiënten zien met de huidige capaciteit’
Uitdagingen
PVI heeft nooit moeite om nieuwe medewerkers te vinden. Integendeel, veel mensen geven aan graag bij PVI te willen werken. Zij vinden het leuk en uitdagend om te werken aan steeds weer nieuwe projecten door het hele ziekenhuis heen. De grootste uitdaging bestaat eruit om de juiste mensen te selecteren. Een universitaire opleiding is vereist, men moet ook stressbestendig zijn en prioriteiten kunnen managen omdat men vaak aan verschillende projecten tegelijk werkt.
‘Onze klanten zijn heel tevreden met onze diensten, maar dat heeft wel tot gevolg dat men soms aan onze mensen trekt om decentraal te komen werken. We moeten dus de voordelen voor de gehele organisatie van het centraal opereren steeds blijven benadrukken. Het bestaansrecht van PVI heeft overigens nooit serieus ter discussie gestaan.’
Kennis delen
De opgedane kennis en ontwikkelde producten worden inmiddels ook met andere ziekenhuizen gedeeld, geheel conform de ambitie van het UMC.
Marije: ‘We merken wel dat steeds meer ziekenhuizen geïnteresseerd raken in onze werkwijze en de voordelen die dit voor een organisatie kan opleveren. Dus daar komen we graag over vertellen.’