De titel van je thesis is ‘Designing and testing an assessment framework to assist in indicator selection in VBHC cycles’. Wat was de aanleiding voor dit onderwerp?

Mijn team (in het Isala, red.) is verantwoordelijk voor het verzamelen van de data voor waardegedreven zorg-trajecten, specifiek voor het inzichtelijk krijgen van de uitkomstindicatoren. Wij maken de data inzichtelijk met een dashboard. Bij de start van een waardegedreven zorg-traject brengen we in kaart hoe het zorgpad er op dat moment uitziet en wat het ideale zorgpad zou zijn. Dat is best arbeidsintensief: het kost ons eerst twee sessies van drie uur en in een derde sessie bespreken we de verbeterindicatoren met artsen, verpleegkundigen, ondersteuners en verpleegkundigen. De centrale vraag in die sessie ‘hoe meten we of de zorg goed is’ leidt vaak tot flinke discussie. Uit die sessies komt een lijst met indicatoren. We kwamen echter vaak tot de realisatie dat 50 tot 70 procent van de indicatoren op die lijst niet verzamelbaar of meetbaar is, omdat die data niet geregistreerd wordt. 

Artsen noteren alles in het EPD (elektronisch patiëntendossier), maar in praktijk blijkt dat er weinig data teruggegeven wordt; elke chirurg werkt met zijn eigen lijstje. Wil je verbeteren, dan moet je beginnen bij wat je al wél hebt. Is het echter zo dat je weinig bruikbare data hebt, dan moet er een andere oplossing worden gevonden. In ons geval werd er dan een specialist naar voren geschoven, die meedenkt over aanvullende indicatoren. In die oplossing mist het multidisciplinaire en de link met de patiënt. Niet alleen in het Isala liepen wij tegen dit probleem aan. In gesprekken met andere ziekenhuizen kwamen we erachter dat voor hen precies hetzelfde geldt. Dat leidde tot de vraag voor mijn thesis: kunnen we dat traject versnellen en de verbeterindicatoren beter onderbouwen?

Hoe ben je met die vraag aan de slag gegaan?

Ik ben begonnen met literatuuronderzoek, zowel in de performance management literatuur als in de healthcare management literatuur. Dit leidde tot verschillende kenmerken gehaald, die ik - in samenwerking met mijn begeleider Kees Ahaus van de Erasmus universiteit - naar een achtstappenplan heb vertaald om tot een selectie van indicatoren te komen.

Dat achtstappenplan is onze kapstok waaraan verschillende vragen worden opgehangen:
Stap 1: Wat is het doel en wat is de populatie?
Stap 2: Welke indicatoren zitten al in standaardsets? Stap 3: In welke categoriën vallen deze indicatoren? Stap 4: Zijn er voldoende indicatoren in elke categorie? We hebben de methode al een aantal keer getest, onder andere in het Erasmus MC en het UMCG en merken daar dat het houvast biedt om op deze manier na te denken over het proces. Na de eerste vier stappen kijken we wat meetbaar is.
Stap 5: Uiteindelijk houden we een longlist over met mogelijke indicatoren die we gaan scoren. In mijn onderzoek heb ik gekeken welke criteria daarvoor van belang zijn. Van oudsher is dat hoe belangrijk zijn ze en hoe vaak komen ze voor; op basis van scores van 30 zorgprofessionals kwam ik tot de conclusie dat de criteria eenvoud, bruikbaarheid en of ze gestandaardiseerd zijn voor 80 procent bepalen of een indicator als goed wordt beschouwd.
Stap 6: De longlist van indicatoren scoor je op die drie criteria en die meet je bij zowel zorgprofessionals als patiënten. Stap 7: Dat leidt tot een gemiddelde score per indicator.
Stap 8: Die scores worden in een multidisciplinair team besproken. Scoort een indicator bij alle disciplines hoog, dan neem je hem mee. Scoort ligduur bij artsen bijvoorbeeld heel hoog, bij patiënten helemaal niet en bij verpleegkundigen gemiddeld, dan heb je een goede discussie te pakken.

De discussie met alle stakeholders blijft, maar je gaat dat gesprek in met een gebalanceerde set van indicatoren, waarin de meningen van de betrokken partijen evenredig worden meegenomen. Dat betekent dus dat de specialist die het meest intensief betrokken is bij een zorgpad niet bepalend is voor de selectie van de indicatoren.

Hoe passen zorginstellingen de methode in hun eigen centrum toe?

Ze kunnen het achtstappenplan gebruiken zoals wij het hebben ontwikkeld en in het voorgaande hebben beschreven, of er de onderdelen uithalen die voor hen relevant zijn. Ik zie het als een receptenlijst: pak eruit wat je nodig hebt. Door COVID is het niet gelukt om de methode nog gedurende mijn MBA te testen, maar we passen hem nu in het Erasmus MC, het UMCG en het Isala toe om te kijken waar we tegenaan lopen.

In het Erasmus wilden ze hem alleen op PROMs toepassen. Dat werkt anders, omdat de PROMS nog niet gemeten werden en ze eerst PROMS vragenlijsten moesten selecteren in plaats van dat ze gelijk met data die al beschikbaar was aan de slag konden..’ Daar was de weg anders en verandert dus ook het stappenplan. In het UMCG misten ze prioritering, dus dat hebben ze daar toegevoegd. 

Het ligt ook aan de volwassenheid van het betreffende traject. We hebben de methode oorspronkelijk geschreven voor trajecten die nog in de kinderschoenen staan, maar met aanpassingen kunnen ze ook toegepast worden op indicatorenselectie voor al opgestarte trajecten. 

Is er een volgende stap?

Het vervolg is de stap van ontwerp naar implementatie, van indicatoren naar een dashboard. Hoe verwerk je die stap structureel in de organisatie? Dat behoeft echt wel aandacht. Hierover is in de literatuur meer bekend dan over de selectie van indicatoren. Als je steeds met de individuele patiënt bezig bent, vergeet je soms dat af en toe uitzoomen veel waarde kan toevoegen. Ik hoop dat we door het toepassen van deze selectie-criteria centra sneller van selectie naar de implementatie en het gebruik van indicatoren kunnen helpen, zodat ze gelijk kunnen starten met sturen en verbeteren.