In 2017 klonken in het Amsterdam UMC de eerste geluiden over de keus voor een gezamenlijk systeem voor het gebruik van vragenlijsten, vertelt Hedy van Oers, psycholoog en coördinator van het KLIK PROM-portaal. “Waardegedreven zorg was in opkomst. Iedereen deed wel iets met vragenlijsten, maar dat gebeurde op eilandjes. Dit werd gesignaleerd door de Raad van Bestuur. Een evaluatie wees uit dat er verschillende portalen, waaronder KLIK en Epic (het EPD van het Amsterdam UMC), gebruikt werden. Er is gekozen voor Epic, vanwege de voordelen om vele verschillende data in één systeem te bundelen. Die evaluatie liet ook zien dat je er met alleen PROMs nog niet bent: het proces eromheen is heel belangrijk. Lotte Haverman richtte in 2019 daarom het PROM Expertisepunt op, bestaande uit zowel PROM experts als ICT/Epic experts. Iedereen in het Amsterdam UMC die met vragenlijsten in de spreekkamer wil werken, komt eerst bij ons. We geven advies over de selectie van PROMs, maken de PROMs beschikbaar binnen Epic, ondersteunen de implementatie van de PROMs en voeren evaluatiegesprekken. Anouk doet de aanmelding, Maud (van Muilekom) en/of ik doen de eerste intake. Hierin worden de workflow en de wensen t.a.v. de PROMs besproken, waarbij we advies geven op basis van de kernset generieke PROMs. Hierna volgt een tweede technische intake met de ICT/Epic-experts over de koppeling van de vragenlijsten in het EPD. Na de bouwfase geven wij een training aan het zorgteam over de inhoud en het gebruik van de PROMs in de spreekkamer en binnen het EPD. Op dit moment zijn er zestig zorgteams ‘live’. Het project van ZonMw was voor ons een mooie kans om te laten zien wat we al doen met generieke PROMs. Ook wilden we de brug slaan naar Samen Beslissen, omdat PROMs en samen beslissen vaak nog twee aparte werelden zijn.”
Inzicht in PROMs in spreekkamer
“In eerste instantie wilden we met het project meer inzicht krijgen in het gebruik van PROMs in de spreekkamer”, vertelt Anouk Groenewegen, promovenda bij Amsterdam UMC en coördinator bij het PROM Expertisepunt. “We hebben verhalen opgehaald van zowel de kant van de zorgverlener als die van de patiënt en hebben gekeken naar overkoepelende belemmerende en bevorderende factoren. Die hebben we meegenomen in onze handreiking. We nemen ook (uiteraard met toestemming) consulten tussen zorgverleners en patiënten op, zodat we daarvan kunnen leren. De data hiervoor zijn we nog aan het verzamelen en analyseren. Daarnaast willen we meer te weten komen over hoe patiënten hun eigen PROM antwoorden terug willen zien in hun online patiëntenomgeving, voordat ze in gesprek gaan met de zorgverlener. Hiervoor hebben we focusgroepen gehouden. Om meer inzicht te krijgen in hoe PROMs een rol kunnen spelen in het proces van Samen Beslissen, hebben we een symposium en webinar georganiseerd met experts op beide gebieden. We gaan de resultaten van de verschillende deelprojecten in de nabije toekomst publiceren.”
Belemmerende en bevorderende factoren
Wat kunnen Hedy en Anouk al zeggen over belemmerende en bevorderende factoren van het gebruik van PROMs in de spreekkamer? Hedy: “Voor het daadwerkelijk gebruiken van de PROMs in de spreekkamer, is het van belang dat zorgverleners de PROM antwoorden gemakkelijk terug kunnen vinden in het PROM-systeem, en weten hoe ze de antwoorden moeten bespreken met de patiënt. Tijdens de training besteden ze dan ook veel aandacht aan beide punten.”
Wanneer de zorgverlener de PROMs met de patiënt bespreekt, voelt deze zich gehoord en is dan ook meer gemotiveerd om de PROMs de volgende keer in te vullen. Hiernaast is het ook belangrijk dat de patiënt goed geïnformeerd wordt over het doel van de PROMs, zodat duidelijk is dat de zorgverlener de PROMs nodig heeft voor goede behandeling.
"Patiënten geven aan dat ze niet altijd alle informatie hoeven te zien op een dashboard”, zegt Hedy. “Zorgprofessionals mogen best een beetje terughoudend zijn met het tonen van alle scores en informatie. Een meerderheid van de patiënten vertelde het confronterend te vinden om ‘rode waarden’ op het dashboard te zien.”
PROMs en Samen Beslissen
Er is overlap tussen hoe de implementatie van PROMs en samen beslissen verloopt. Hedy: “Uit het symposium over deze twee onderwerpen bleek dat het gebruik van PROMs in samen beslissen de sleutel is tot meer patiëntgecentreerde en hoog kwalitatieve zorg, en dat er gedeelde belemmerende (tijd, vaardigheden, onwetendheid) en bevorderende factoren (educatie en training, motivatie en bewustzijn) zijn.
Er is een groot aantal medisch specialisten dat de meerwaarde van PROMs inziet, maar het vereist begeleiding en evaluatie.”
Hele team betrekken
Anouk benadrukt het belang van het betrekken van het hele zorgteam in het gebruik van PROMs. “Denk aan administratief medewerkers en verpleegkundig specialisten. Voor het draagvlak is het belangrijk om vanaf het begin, maar ook tijdens het proces iedereen te betrekken zodat het gelijk wordt meegenomen in het team.” Hedy: “We hebben eerder de fout gemaakt om enkel contact te houden met de kartrekkers, die natuurlijk enthousiast zijn. Het hele team moet mee vanaf het begin, ook - misschien wel zeker - de kritische collega’s.”
Praktische producten
De weg die ze tot nu toe hebben afgelegd, heeft een tweetal praktische producten opgeleverd. De eerste is de handreiking generieke PROMs in de dagelijkse zorg. “In de handreiking vindt de lezer diverse informatie die handig is bij het implementeren van PROMs in de dagelijkse praktijk”, aldus Hedy. “We vertellen over het expertisepunt, maar ook over onze kaders en de stappen die we nemen in het adviseren van zorgteams bij het implementeren van vragenlijsten. Denk aan vragen als: is de vragenlijst gevalideerd, is hij niet te lang, wie uit het team neemt welke verantwoordelijkheid? In de handreiking wordt ook een casus over een specifieke ziektegroep beschreven en geven we inzicht in hoe PROMs een rol kunnen spelen in het proces van Samen Beslissen.” Ook heeft het team een training ontwikkeld, vertelt Hedy. “We hebben een draaiboek voor een PROM-training gemaakt, met daarin handvatten en praktische tips: hoe kun je zorgverleners trainen voor het gebruik van PROMs in de spreekkamer? We willen kennis delen en goede voorbeelden geven. Wij geloven dat dat zorgverleners stimuleert om PROMs en Samen Beslissen samen in te zetten voor de patiënt."
Het gehele projectteam bestond (naast Anouk, Hedy, Maud en Lotte) uit: Sandra Beurskens, Olga Damman, Brigit de Jong, Marij Hillen, Claudia Nijboer, Marian Smeulers, Mark Thieme en Hans van Goudoever.